今週もやってまいりました、フローレンス ワークライフバランスへの道。
今週はフローレンスで活用されている電話会議についてレポートしていきたいと思います！
電話会議。
電話会議とは、その名の通り、電話を使って会議を行うのですが、
ワークライフバランス化を目指す企業や組織には、是非導入してもらいたい施策の一つです。
比較的安価に電話会議用のシステムを導入することが出来ますし、
メリットもたくさんあります。
例えば、
●どこにいても、誰とでも会議を行うことが出来る
●交通費などのコストを削減することが出来る
●移動時間など、効率アップを図れる
などなど、様々なメリットが挙げられます。
そして今日も、フローレンスでは電話会議が行われていました。
今日は３箇所に分かれて、５名のメンバーで開催されています。
今日は、そんな電話会議の様子を少しのぞいてみましょう。
まず、電話会議のファシリテータが当日の議題をメールで送信します。
「じゃあ、今日はこんな流れでいきましょう。」
予め送信しておいたメールで参加スタッフ全員が同じ議題・資料に目を通します。
「ミーティング時間は１時間。決める項目は●●と▲▲で良かったかな？」
最初にゴール設定を全参加スタッフで確認した後、会議スタート。
後はほぼ、通常の会議室で行われる会議と同じように進行することが出来ます。
会議室で行うのと同じくらい、それぞれの場所で議論が繰り広げられているようです。
「じゃあ、今日はここまで。議事録の送信お願いね。」
今日の電話会議は終了です。
会議が終わった後は、それぞれが自分のタスクにすぐに取り掛かっています。
このように、移動時間を省略できるのが電話会議の強みですね。
フローレンスでは在宅勤務の本格導入を進めているので、
この電話会議システムをもっと活用できるよう、工夫をしていきたいと思っています。
ただ、この電話会議もすぐに今のような形になった訳ではありません。
話が盛り上がってしまい、結局いつもの会議時間以上に話をしてしまったり、
議論が脱線して、結局次の会議で同じ議論をしなければならなかったり・・・。
効率を良くする為に導入したはずが、逆に効率を下げてしまうような時期もありました（笑）
でもそこはフローレンス。ただじゃ起きません。
電話会議を行う度に、どこが悪かったか、どこが良かったかを
繰り返し検証することで、今のような形を作ることが出来ました。
また、電話会議を行うことで、
「この会議では何を決めるべきなのだろう？」
とスタッフ全員が考えるという習慣も強くなった気がします。
会議をすることに満足するのではなく、会議で何を考えるべきかを
ファシリテータだけでなく、スタッフ全員が共有できるようになってからは
会議時間をオーバーすることが少なくなりました。
今では、名古屋で活躍中の弁護士さんと会議をしたり、
出張中の代表と会議をしたり。
また、在宅勤務をしているメンバーとも会議をすることが出来るので、
フローレンスのワークライフバランス化には必ず必要になる施策の一つです。
実際、今日の電話会議では、在宅勤務をしながら
電話会議に参加してくれたメンバーもいます。
（このメンバーについては、次週じっくりと紹介したいと思います♪）
目的意識を持ち、効率よく時間を使えることにより、
社員の自由に使える時間が増える。
そうすることにより、仕事やそれ以外の活動も満足に出来て
更に自分の生活がイキイキしていく。
いきなりそういう組織に変身するのは難しくても、
一つ一つの施策に挑戦し、改善していくことで
少しずつ、フローレンスもワークライフバランスの実現に向けて近づけると信じています。
どこよりも自分の組織に誇りを持てる組織。
そしてそんな好循環を生み出す仕組みをどんどん提供し、
それをフローレンスだけでなく、社会にも発信できる組織になれるよう、
日々努力していきたいと思います！！！！
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当記事は、NPO法人フローレンス 代表理事駒崎弘樹の個人的な著述です。
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これからもどうぞ宜しくお願い致します。
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元インターンのまえみいです。
電話会議定着しているみたいで、すばらしいですね！！
私は電話会議始めたころにインターンしていましたが、実家がオフィスと相当離れているので、移動の手間が省けるだけでとても助かりました。
常に改善する姿勢、見習いたいと思います！