2009年07月26日

振った仕事をどう管理するか


「あれやっておいて」と部下に振った仕事。この「あれ」が適切に処理されているか、をどのように管理すれば良いでしょうか。


タスクレベルのものであれば、日報や定例mtgで管理可能ですが、タスクより少し小さな指示レベルのものや、mtgなどではなくデイリーの仕事中に発生したタスクは、補足しづらくなります。

やってくれていると思った「あれ」がやられず、自分がやるはめになり、「あぁーーー」と残業ブラックホールに吸い込まれていく、というパターン、ありますよね。

さて、皆さんはどのように「振った仕事」を管理されていますか?

1.部下を信じて完全に「やったもの」とする
2.「あれ、どうなった?」と気づいた時に聞く
3.TODOリスト・スケジュール帳のようなものを使って、管理する。


1の丸投げは、部下が無謬(ミスしない)であれば、効果的でしょう。また、管理コストもかかりません。

ただ、実際は「やり方が分からず足踏みしている」「指示を忘れていた」「勝手に優先順位が下げられている」など、「やってなかった」場合に振ったこちら(マネジメント)側がトラブルを抱えることになります。

2は最も一般的な方法だと思います。自分の脳内で「そういえばアラーム」がなった時に、ちょっと聞く、というものです。
特に管理の必要がないので、面倒くさくなくて良いですね。
ただ、「そういえばアラーム」が鳴らずに見過ごしてしまうことが非常に多くなるのと、いつまでも心の隅で覚えていないといけないとなると、心にストレスがかかりづつける状態になり、メンタルヘルス的にあまりよくありません。

3は最も確実な方法です。タスクリストに

□●●に振った資料作成の件をチェックする
□▲▲プロジェクトの進捗管理

等を入れておけば良いわけですね。

ただ、「1ヶ月後に声掛けしよう」というようなタスクを管理するのは、一日ごとにタスクリストを作っている人にはやりづらいかも知れません。日ごとのタスクリストが書けるスケジュール帳をお持ちの方は、チェック予定日のタスクリストに入れ込んでおけば、忘れずにやれるでしょう。

また、メールソフトで「振った仕事」を管理する方法があります。
Becky!というメールソフトでは「エージェント機能」というものがあります。これは自分の代わりにタスクをチェックしてくれる、という優れもの機能です。
部下に指示を送るメールにエージェント機能を使いタスク化します。期限の日になると教えてくれますし、また別のボックスに一元化されるので、タスクリストの代わりにもなってくれます。

こうして「振った仕事」をきちんと管理していくことで、部下のタスク処理状況にいち早く気づくことができ、無駄な残業を防ぐことができるでしょう。

ここで一句。

管理職
振った仕事も
自分の仕事
部下の成果が
チームの成果へ

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posted by 駒崎弘樹 at 14:26 | Comment(0) | TrackBack(1) | 業務日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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