2009年07月19日

【お仕事で書いた文章】残業レスな職場を作るための「チーム・定例会議・メーリングリストの三位一体」


残業レスな職場を創るためには、業務改善のPDCAサイクルを、それぞれにチームで回すことを繰り返さねばなりません。


今「チーム」という言葉を用いましたが、これは部門や部署という組織的な枠組みである場合もあれば、機能単位の小規模集団について言う場合もあります。ですが、業務改善を効率的に行っていく場合、経験上10人を越してしまうとうまく回していけません。なるべく3〜6人の小隊規模で行うと良いでしょう。

例えば総務なら総務の領域で業務改善を行いたいとします。(この場合、業務改善を行って生産性を高め、無駄な残業をなくし、社員も会社もハッピーになることをゴールに置いていると設定します。)

そうした場合、まずは総務チームを定義するために、メーリングリストを作成します。メーリングリストは、Yahoo!groupsでもGoogle グループでも、社内備え付けサーバーで設定するものでも、何でも構いません。
このメーリングリストに入っている人が、チームを構成する人員です。

そしてメーリングリストの機能を使って、メールのフッター(常に一番最後に出てくる文言)をいじりましょう。フッターに、「このメーリングリストに加入している人」を入れておくことで、途中から入って人が混乱せずにすぐに話に参加できます。また、チームのビジョンや目標を入れておくことで、目標のリマインド効果も得られます。目標のリマインド回数と実現可能性は相関関係にあるので、効果的でしょう。

メーリングリストの主な機能は、「情報共有」です。注意しなくてはいけないのは「議論のプラットフォーム」ではないということです。メールでの議論は非効率であるばかりではなく、ニュアンスがそげ落ちた形で見られてしまうので、「感情トリガー」をひいてしまい、チームマネジメントを困難に陥れます。
ゆえに、議論の芽が出てきたら「それは会議のアジェンダ(議題)にしよう」とマネージャーが提案し、対面時に解決させます。

そして会議です。一般的な会議もそうですが、業務改善会議も週1、あるいは2週に1回などの定期的なものにした方が運用しやすいです。会議においては議題はあらかじめメーリングリストに出しておき、事前に発議のなかったものは、会議で話してはいけません。(アジェンダが自己増殖して会議の生産性を落とすためです。)

会議において「欠品発注のフローの工程削減」とか「電話の取次ぎルールの改善」とか、残業削減という目標のために、現場から上がってきた効率化・生産性アップの方策を討議します。(討議と言ってもゼロベースからの議論は無駄が多いです。発議者が仮説を持ってくることで、会議時間を削減できます。)

また会議はルールを決め、ルールを会議室に張り出しておくことで、認知を浸透させます。

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そして議事録はプロジェクタを活用し、「その場で取る」ようにします。議事録を作成するために会議の数時間を使う、というのは非常にもったいないことです。その場でタスクを出し、その場で「いついつまでにやります」と宣言し、議事録に書き入れます。

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会議ごとにタスクの進捗は確認します。すると会議は一種の強制〆日の役割を果たしますので、業務を推進させます。ただ、「夏休みの宿題」の法則が発生するので、中間報告をメーリングリストに投げることも仕組み化すると、タスクの消化度が上がっていきます。

こうして一つずつの業務のムリ・ムラ・ムダを潰していくことで、確実に残業は減っていきます。月ごとに残業の削減時間数と削減率をチームで発表していくと、自分たちの業務改善度合いが見える化されていき、モチベーションを維持できます。

まとめますと、残業レスな職場を実現するためには、職場のムリ・ムラ・ムダを潰していく業務改善プロジェクト(あるいはチームごとの継続的な業務改善)が必須です。そのためにはチーム・定例会議・メーリングリストの三位一体が有効な処方箋となり得るのです。


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posted by 駒崎弘樹 at 11:58 | Comment(0) | TrackBack(1) | お仕事で書いた文章 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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