新人スタッフにメーラーの使い方レクチャー。
メーラーの使い方レクチャーと言っても、別に
ITに疎い人たちにメールの出し方を教えてあげる
わけではなく、如何にメーラーを超速で使えるように
するのか、というレクチャー。
業務分析をしていると、メールの処理の時間は
圧倒的に長い。ということは、メールの処理速度を
上げることは、業務の生産性を上げることに直結する。
そんなわけで、弊社共通メーラーのBecky!の講義に
繋がったわけだけれども、最初は僕が講義して、その場で
マニュアル化。次からは人事が新スタッフに対して
レクチャーしていく、という流れに。
基本的にはメーラーではGメールによるGTDと同様に、
「その場ですぐさま返し、未読メールの数＝未返信
メール」で管理していく。未読のメールが擬似的に
タスクリスト化されることで、タスクの見える化が
行える。
Gメールも良いんだけども、迷惑メールフィルタリングが
強すぎてミスコミュニケーションしちゃう可能性がある
のと、PCを持ち歩いて作業する社員にとってはウェブ
メーラーだとネットが繋がらないと作業できなくなって
しまうのに対し、アプリケーションであればオフラインでも
作業できることで、より利便性が高い。
（とはいえそれは会社ごとのワークスタイルによって選択
していくべきことで、この時期のフローレンスだとそうだ、
ということに過ぎない）
また、メールの返信、送信箱への移動、受信を伴わない
送信などの一連の流れはマウスを使わずにコマンドだけ
でできるようにし、処理スピードを上げる。
フォルダ間の移動やフォルダの振り分けなどもコマンド化
させ、整理も迅速に。
こうした地味で細かい技術を共有することこそ、ホワイト
カラーの生産性の向上、という古くて新しい問題に肉薄
できる。
生産性を上げて無駄な残業をなくし、とっとと帰って
体力を回復し、次の日も元気で上機嫌で集中して仕事
しましょう、てなもんで。
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当記事は代表理事駒崎弘樹の個人的な著述です。
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